Erasmus+ Carnaval
15 jalons · de mai 2026 à décembre 2027

Roadmap véridique

Calée sur la date de dépôt cible du 1er octobre 2026 (12h Bruxelles) pour une activité Carnaval en septembre 2027. Chaque jalon référence sa source.

  • 31 mai 2026 · Planification
    Décider du porteur juridique (asso à créer / asso alliée / groupe informel) À faire

    Trois options éligibles selon le guide :

    1. Asso loi 1901 dédiée à créer (3 à 6 mois de délai administratif, J.O. + RNA).
    2. Adossement à une asso alliée existante (Cie Nanaqui à Rabastens, ou autre). Plus rapide, demande une convention claire.
    3. Groupe informel de 4 jeunes 13-30 ans, dont au moins un majeur juridiquement responsable. Possible mais limite l’accès à certains cofinancements.

    À trancher avant de contacter les partenaires : chaque option implique un montage différent.

    Source : Guide 2026 p.177 · lien

  • 15 juin 2026 · Planification
    Contacts formels des partenaires pressentis À faire

    Envoyer une lettre d’intention courte à chaque organisation pressentie :

    • Cie Nanaqui (Rabastens, Tarn) - rôle pressenti : porteur français ou co-organisation.
    • Carnaval Sauvage de Bruxelles (Belgique) - partenaire UE obligatoire (min 2 pays).
    • Un 2e pays UE potentiel (Espagne pressentie, à clarifier).
    • Cie / collectif en Guadeloupe si la piste Antilles se confirme (bénéfice : forfait voyage majoré pour 8000+ km).

    La lettre doit présenter : intention du projet, rôle pressenti, demande de mandat de partenariat. Lettres d’engagement signées attendues avant dépôt (critère qualité gestion).

    Source : Vision Vie + Guide 2026 p.177

  • 30 juin 2026 · Planification
    Créer compte ORS + obtenir un OID pour chaque organisation À faire

    Toute organisation participante (envoi ou accueil) doit posséder un OID (Organisation ID) délivré par le système ORS (Organisation Registration System) de la Commission européenne. Sans OID, impossible de figurer dans le formulaire de candidature.

    Étapes :

    1. Créer un compte EU Login (https://webgate.ec.europa.eu/cas/) si pas déjà fait.
    2. Aller sur ORS et enregistrer chaque organisation (numéro SIRET ou équivalent, RIB, statuts, identité du représentant légal).
    3. Pour les associations sans personnalité juridique : utiliser le statut “groupe informel de jeunes” prévu par le guide.

    Comptez 1 à 2 semaines de validation par organisation.

    Source : Plateforme officielle · lien

  • 31 juillet 2026 · Préparation
    Organiser la visite préparatoire avec les partenaires À faire

    La visite préparatoire se déroule dans le pays de l’organisation d’accueil avant le début de l’activité. Maximum 2 participants par organisation + 1 facilitateur si jeune. Forfait de 680 € par personne et par visite.

    Objectifs :

    • Sceller l’organisation pratique avec les partenaires en présentiel.
    • Garantir les besoins particuliers des jeunes ayant moins d’opportunités.
    • Renforcer la confiance entre porteurs.

    La visite préparatoire peut être budgétée dans la demande Erasmus+ (poste dédié, coûts unitaires).

    Source : Guide 2026 p.184 · lien

  • 15 juillet 2026 · Préparation
    Rédaction v1 : Pertinence / raison d'être / incidence (30 pts) À faire

    Premier bloc d’évaluation : 30 points, minimum 15 requis. Sous-critères évalués :

    • Profil, expérience et type de jeunes ciblés pertinents pour la jeunesse.
    • Priorités du dialogue UE jeunesse ou objectifs Jeunesse européenne.
    • Contribution aux dimensions transversales : inclusion et diversité, écoresponsabilité, numérique, participation.
    • Pertinence pour les objectifs de l’action.
    • Respect et promotion des valeurs UE (dignité humaine, liberté, démocratie, état de droit, droits humains, lutte contre toute discrimination).
    • Réponse aux besoins des organisations et participants.
    • Production d’acquis d’apprentissage de grande qualité.
    • Incidence sur participants, organisations, individus directement liés, niveaux local/régional/national/européen/mondial.
    • Intégration de primodemandeurs et d’organisations moins expérimentées (point bonus pour Vie).

    Sortir un texte de 3 à 5 pages structuré sur ces 9 sous-critères.

    Source : Guide 2026 p.180 · lien

  • 20 août 2026 · Préparation
    Conception programme jour par jour + méthodes non formelles + Youthpass (40 pts) À faire

    Bloc le plus lourd : 40 points, minimum 20 requis. Sous-critères :

    • Description claire des 4 phases (préparation, mise en œuvre, suivi) et participation des jeunes à chaque phase.
    • Représentation équilibrée en origine géographique et genre, activités accessibles et inclusives à des participants aux origines et capacités variées.
    • Pratiques durables et respectueuses de l’environnement (alimentation, matériaux récupération, transport).
    • Méthodes d’apprentissage adaptées, dont composantes en ligne ou numériques pertinentes.
    • Youthpass mobilisé : processus de réflexion, recensement et documentation des acquis d’apprentissage.

    Livrable attendu : un planning jour par jour des 10 à 21 jours, avec objectifs pédagogiques par séquence, méthodes (clown, fanfare, circle song, théâtre forum, sociocratie, jams), restitution Youthpass.

    Source : Guide 2026 p.180 · lien

  • 31 août 2026 · Préparation
    Budget détaillé + lettres d'engagement partenaires signées À faire

    Bloc gestion (30 pts, min 15) : la qualité des modalités pratiques, la sécurité des participants, la diffusion et la pérennisation pèsent dans l’évaluation.

    À produire :

    • Budget complet via le simulateur de ce site (export JSON pour archive).
    • Lettre d’engagement signée de chaque organisation participante (envoi et accueil).
    • Plan de coopération entre les organisations.
    • Plan de diffusion des résultats.
    • Mesures de pérennisation au-delà du cycle de vie du projet.
    • Mesures de sécurité et de protection des participants (en particulier mineurs).

    Source : Guide 2026 p.181 · lien

  • 15 septembre 2026 · Préparation
    Relecture par référent.e de l'Agence Erasmus+ Jeunesse FR À faire

    L’agence nationale française (basée à Bordeaux et Paris) propose un accompagnement aux candidats. Possibilité de :

    • Demander un rendez-vous téléphonique ou visio.
    • Soumettre une version intermédiaire pour relecture (informelle, sans validation contractuelle).
    • Participer aux webinaires thématiques.

    Cible : avoir la relecture 2 à 3 semaines avant la date de dépôt pour intégrer les retours.

    Source : Agence Erasmus+ Jeunesse et Sport · lien

  • 28 septembre 2026 · Dépôt
    Gel du dossier : dernières signatures, vérification finale À faire

    J-3 du dépôt. Verrouiller :

    • Lettres d’engagement signées et scannées de tous les partenaires.
    • Budget définitif (cohérent simulateur ↔ formulaire candidature).
    • Tous les OID renseignés correctement.
    • Calendrier visites préparatoires + activité principale joint en annexe.
    • Relecture finale par une personne extérieure au projet.

    Ne plus toucher au texte après ce gel sauf typos ou clarifications mineures.

  • 1 octobre 2026 · Dépôt
    DÉPÔT du formulaire de candidature À faire

    Échéance officielle : 1er octobre 2026 à 12h00 heure de Bruxelles.

    Cette échéance s’applique aux projets démarrant entre le 1er janvier 2027 et le 31 mai 2027. Pour un Carnaval en septembre 2027, le projet démarre administrativement plus tôt (planification, préparation, visite prépa), donc cette fenêtre convient.

    Dépôt par voie électronique via le portail des opportunités de financement de la Commission :

    Tout dossier déposé après 12h00 est rejeté automatiquement, sans recours.

    Source : Guide 2026 p.177 · lien

  • 15 décembre 2026 · Évaluation
    Période d'évaluation par l'agence nationale À faire

    Entre le dépôt et la notification : environ 4 mois. L’agence française évalue chaque dossier sur la grille 100 points (Pertinence 30 / Conception 40 / Gestion 30).

    Aucune action côté candidat sauf demande ponctuelle de l’agence (clarifications). Période propice à :

    • Avancer les contacts intervenants (clown, fanfare, chant).
    • Sécuriser le lieu d’accueil pressenti.
    • Lancer la préparation des outils Youthpass.
    • Si recalé, préparer une nouvelle candidature pour le 12 février 2027.

    Source : Guide 2026

  • 15 février 2027 · Évaluation
    Notification du résultat + signature de convention si retenu À faire

    Notification écrite de l’agence. Trois issues possibles :

    • Retenu : signature d’une convention de subvention. Premier versement (généralement 80% à la signature) sous 30 à 60 jours.
    • Liste d’attente : projet recevable mais subvention indisponible. Possibilité de re-déposer au 12 février 2027 pour un démarrage juin-déc 2027.
    • Refusé : un rapport d’évaluation détaillé est envoyé. Analyse des points faibles, possibilité de re-déposer en amélioré.

    Source : Guide 2026

  • 15 mai 2027 · Préparation
    Préparation logistique et recrutement des participants À faire

    Six mois avant l’activité. Période chargée :

    • Recrutement des participants par chaque organisation partenaire (campagne de communication ciblée jeunes ayant moins d’opportunités).
    • Préparation linguistique, interculturelle et thématique des jeunes.
    • Réservation lieu (camp, gîte collectif, centre social) pour la durée du Carnaval.
    • Logistique transport groupes (combinaison train + covoiturage privilégiée pour bonus écoresponsable).
    • Préparation du programme Youthpass et des supports de réflexion.
    • Recrutement et briefing des intervenants artistiques (clown, fanfare, chant, masques).
    • Plan de sécurité, assurance, autorisations parentales pour mineurs.

    Source : Guide 2026 p.174

  • 15 septembre 2027 · Mise en œuvre
    Activité principale : Carnaval (10 à 21 jours, Pyrénées) À faire

    Réalisation de l’échange. Structure pédagogique recommandée :

    • Premiers jours : accueil, inclusion, briefing sécurité, premiers ateliers de présence (clown, circle song, fanfare).
    • Milieu de séjour : sprint libre 48h (exploration sans enjeu de restitution), ateliers de fond (théâtre forum, sociocratie, ZEGG).
    • Derniers jours : co-création du Carnaval (costumes papier mâché, masques, chars légers récupérés, saynètes).
    • Sortie publique : Carnaval dans l’espace public local, comme aboutissement pédagogique.

    Documentation continue des acquis Youthpass. Quotidienne, individuelle et collective.

    Source : Vision Vie

  • 15 décembre 2027 · Suivi
    Suivi : évaluation, diffusion, Youthpass, rapport final À faire

    Trois mois après l’activité (J+90) :

    • Remise individuelle des Youthpass à chaque participant.
    • Évaluation collective de l’expérience (réunion en visio entre groupes nationaux).
    • Diffusion des résultats : publication d’un retour d’expérience, archive photo/vidéo, ressources pédagogiques transmises à d’autres collectifs.
    • Rapport final à transmettre à l’agence Erasmus+ Jeunesse (formulaire dédié), avec justificatifs des dépenses réelles (inclusion, visa, voyage élevé).
    • Versement du solde après validation du rapport.
    • Mesures de pérennisation : transmission des outils créés, suite éventuelle (édition 2 du Carnaval, autres formats).

    Source : Guide 2026 p.174